Pedoman Kelembagaan UPK

A. PENDAHULUAN
· Pengertian UPK
UPK adalah kepanjangan dari Unit Pengelola Keuangan, yaitu lembaga pengelola kegiatan ekonomi masyarakat milik Desa/Kelurahan, dan dikelola secara otonom oleh masyarakat yang selanjutnya akan dikembangkan menjadi Badan Usaha Milik Desa (BUMDes). UPK dibentuk melalui musyawarah desa/kelurahan, dan ditetapkan dengan Peraturan Desa sedangkan untuk kelurahan, ditetapkan melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota. Apabila di Desa/Kelurahan sudah terdapat lembaga ekonomi milik pemerintah Desa/Kelurahan sejenis UPK, maka sepanjang lembaga tersebut fungsional, tidak bermasalah dan disepakati dalam musyawarah, maka dapat difungsikan sebagai UPK.


· Visi

Visi UPK adalah mewujudkan kesejahteraan ma-syarakat desa/kelurahan melalui pengembangan usaha ekonomi dan pelayanan sosial.


· Misi

Misi UPK adalah meningkatkan pendapatan masyarakat dan mengurangi beban pengeluaran rumah tangga miskin (RTM) dengan cara menggerakkan perekonomian perdesaan melalui pemberian pelayanan di bidang keuangan dan pelayanan sosial.


· Tujuan

Pengembangan usaha ekonomi melalui usa-ha simpan pinjam dan usaha kemitraan.
Pengembangan layanan sosial melalui sistem keterjaminan sosial bagi rumah tangga miskin.
Pengembangan infrastruktur dasar per-desaan yang mendukung perekonomian.
Mengembangkan jaringan kerjasama ekono-mi dengan berbagai pihak.


· Usaha UPK


Untuk mencapai tujuan tersebut, UPK melakukan usaha dan kegiatan sebagai berikut:


Bidang Usaha Ekonomi Produktif

Menggalang dan menghimpun dana yang dipergunakan untuk melayani pinjaman usaha masyarakat, terutama RTM-B.
Memberikan pinjaman kepada usaha-usaha produktif anggota melalui cara pelayanan yang cepat, layak, aman dan tepat sasaran.
Mengembangkan usaha-usaha sektor riil, terutama yang menunjang usaha anggota dan usaha produktif.
Melakukan usaha kemitraan dalam rangka mendorong upaya terwujudnya pengem-bangan potensi ekonomi unggulan desa.

Bidang Sosial

Menggalang dan menghimpun dana sosial dari sumber yang halal dan tidak mengikat.
Memberikan pinjaman kepada masyarakat miskin melalui cara pelayanan khusus dalam rangka pembelajaran usaha.
Melakukan kegiatan sistem keterjaminan sosial bagi RTM-R dalam rangka pemenuhan kebutuhan dasar di bidang pendidikan, kesehatan, sandang-pangan dan rumah tinggal.

Bidang Pendidikan

Melakukan pendidikan dan bimbingan kepada anggota Pokmas sehingga dapat mengembangkan usahanya.
Melakukan penyuluhan kepada masyarakat di berbagai bidang dalam rangka peningkatan kesejahteraan masyarakat.



B. KELEMBAGAAN UPK


· Struktur Organisasi

Struktur Organisasi UPK setidaknya terdiri dari Unsur Pengawas dan Pengurus. Pengawas UPK adalah badan yang berfungsi untuk memberikan pengawasan dan kebijakan secara internal terhadap operasional UPK. Pengawas beranggotakan Kepala Desa (sekaligus sebagai ketua), Ketua BPD atau LPMK untuk kelurahan dan satu orang Tokoh Masyarakat yang dipilih.


Sedangkan Pengurus UPK sekurang-kurangnya terdiri dari 3 orang, yaitu seorang Ketua, seorang Sekretaris dan seorang Bendahara. Bila dipandang perlu, UPK dapat mengangkat karyawan ataupun staf, sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan UPK. Misalnya untuk kepentingan pencatatan administrasi perkantoran, pembuatan laporan dan administrasi keuangan, UPK mengangkat staf yang bisa mengoperasionalkan komputer dan ditugaskan untuk kebutuhan tersebut; atau untuk kebutuhan penagihan, UPK menugaskan karyawan khusus yang menangani penagihan pinjaman kepada Pokmas.




STRUKTUR ORGANISASI UPK



PENGAWAS

KETUA

SEKRETARIS

ADMIN

Musyawarah

Desa/Kelrhn

BENDAHARA

PENAGIH

KASIR


























Tugas dan Fungsi Pengurus UPK


Pengawas

Secara umum tugas dan fungsi Pengawas adalah:

Menyusun kebijakan umum yang dirumuskan dalam Rapat Pembahasan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD-ART) UPK.
Melakukan pengawasan operasional UPK dalam bentuk: (i) persetujuan pinjaman untuk suatu jumlah tertentu, (ii) memberikan rekomendasi produk-produk simpan pinjam yang akan ditawarkan kepada anggota.
Bersama-sama dengan Pengurus menetapkan prosedur dan tata cara pinjaman, besarnya jasa pinjaman dan pedoman operasional lainnya.

Ketua

a. Memimpin organisasi UPK.

b. Membahas dan menetapkan kelayakan pinjaman yang diajukan berdasarkan penilaian kelayakan usaha dan peminjam.

c. Melakukan pengendalian kegiatan dan pembinaan pada anggota UPK dalam pemanfaatan modal pinjaman, pengembalian pinjaman.

d. Melakukan kuasa pemindahbukuan simpanan beku ke rekening UPK maupun rekening lain yang disepakati oleh Pokmas untuk menyelesaikan perlunasan tunggakan angsuran atau kemacetan pengembalian pinjaman secara tanggung renteng.

e. Bertindak atas nama lembaga untuk mengadakan perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga dalam pengembangan usaha atau lain-lain kegiatan yang dipandang perlu dilaksanakan.

f. Melaporkan keadaan keuangan UPK setiap bulan kepada Pengawas dan Pihak-pihak lain yang terkait, seperti Sektap Gerdu-Taskin Kabupaten/Kota.

g. Melaporkan keadaan keuangan UPK setiap akhir tahun melalui Musdes Pertanggung-jawaban.


Sekretaris

a. Melaksanakan tugas kesekretariatan untuk mendukung kegiatan Ketua.

b. Melaksanakan administrasi umum kegiatan operasional UPK.

c. Melaksanakan Administrasi Pembukuan Keuangan UPK.

d. Bersama Ketua meneliti kebenaran dari berkas-berkas pengajuan permohonan pinjaman pengecekan di lapangan.

e. Bersama Ketua dan Bendahara membahas dan memutuskan permohonan pinjaman yang layak direalisasikan.


Bendahara

a. Menerima menyimpan, dan membayarkan uang berdasarkan bukti-bukti yang sah.

b. Membantu Ketua dalam membahas dan memutuskan permohonan pinjaman yang layak direalisasikan.

c. Melakukan penagihan terhadap Pokmas UEP yang menjadi nasabah UPK.

d. Melaporkan posisi keuangan kepada Ketua secara periodik atau sewaktu-waktu diperlukan.

e. Menyelenggarakan pembukuan keuangan UPK secara sistematis, dapat dipertanggung-jawabkan dan menunjukkan kondisi keuangan dan kekayaan UPK yang sesungguhnya.



C. PEMBENTUKAN UPK


Pembentukan UPK dapat dilakukan dengan beberapa tahapan. Pertama kali yang harus dilakukan adalah Pemerintah Desa dibantu LPMD/K melakukan identifikasi lembaga-lembaga keuangan yang ada di desa. Apabila di desa/kelurahan sudah terdapat lembaga ekonomi milik pemerintah desa/kelurahan sejenis UPK, maka sepanjang lembaga tersebut fungsional, tidak bermasalah dan disepakati dalam musyawarah, maka dapat difungsikan sebagai UPK. Apabila ada lebih dari satu lembaga sejenis UPK, maka perlu dilakukan pembahasan untuk penggabungan agar tidak terjadi tumpang tindih antar lembaga keuangan yang ada di desa/kelurahan.


Musyawarah Pembentukan UPK

Musyawarah ini bertujuan untuk menyepakati pembentukan atau penggabungan UPK dan diikuti oleh: (i) Ketua RT-RW, (ii) Perwakilan Lembaga keuangan desa/kelurahan, (iii) Pengurus LPMD/K, (iv) Pengurus PKK, (v) Pengurus BPD, dan (vi) Pemerintah Desa. Kepala Desa/Kelurahan meminta kesepakatan kepada forum tentang pembentukan lembaga UPK. Bagi desa/kelurahan yang sudah memiliki lembaga sejenis UPK dan masih fungsional, kepala desa/kelurahan menawarkan apakah lembaga dimaksud dapat difungsikan sebagai UPK Gerdu-Taskin atau membentuk lembaga baru.

Bila forum telah menyepakati pembentukan/penggabungan lembaga UPK, maka Kepala Desa/Kelurahan berkewajiban memproses legalitas dalam bentuk Peraturan Desa atau SK Bupati/Walikota.


· Penjaringan Calon Pengurus dan Pengawas UPK

Penjaringan calon pengurus UPK dan pengawas (yang berasal dari tokoh masyarakat) dilakukan agar mendapatkan pengelola UPK yang sesuai dengan kualifikasi. Oleh sebab itu, penjaringan ini dilaksanakan dengan menyebarkan informasi seluas-luasnya kepada masyarakat dengan menggunakan berbagai media yang ada, antara lain melalui pertemuan-pertemuan yang telah ada maupun menempelkan informasi di berbagai tempat yang dianggap strategis.


Kualifikasi Pengurus UPK

§ warga desa/kelurahan setempat yang dikenal jujur, kreatif dan bertanggung jawab.

§ berusia minimal 20 tahun dan maksimal 55 tahun.

§ pendidikan minimal SLTP sederajat, dan khusus untuk yang menangani pembukuan sedapat mungkin minimal SLTA.

§ mempunyai kemampuan dalam pengelolaan keuangan.

§ bukan aparat pemerintah Desa/Kelurahan maupun unsur BPD.

§ bukan anak dan atau isteri Kepala Desa/ Kelurahan.

dapat berasal dari Kader Pemberdayaan Masyarakat (KPM).
bersedia bekerja sungguh-sungguh demi kemajuan UPK.

· Pembahasan dan Penetapan Calon

Kades/Lurah, BPD dan LKMD membahas dan menetapkan 6 orang calon pengurus UPK (dua kali dari jumlah pengurus UPK), dan diteliti apakah calon-calon yang ada hanya dari kelompok tertentu saja atau tidak. Bila jumlah yang mengajukan sebagai calon pengurus UPK kurang dari 6 orang, maka bisa dilakukan penjaringan langsung menjelang dilaksanakan Musyawarah Desa. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada warga desa agar memperoleh calon pengurus UPK yang sesuai dengan kualifikasi.
Pembahasan dan penetapan calon dilakukan dengan memverifikasi data yang ada sesuai dengan kualifikasi serta menilai data pribadi yang meliputi karakter, pengalaman, pendidikan, usia dan hal lainnya yang diperlukan. Selanjutnnya hasil pembahasan dituangkan ke dalam Daftar Calon Pengurus UPK yang ditandatangani oleh Kades/Lurah, BPD dan LKMD.
· Pemilihan Pengurus dan Pengawas UPK

Pemilihan pengurus dan pengawas UPK dilakukan dalam forum Musyawarah Desa.
Pemilihan pengurus UPK dilakukan dengan pemungutan suara, dan berdasarkan suara terbanyak.
Selanjutnya 3 orang yang memperoleh suara terbanyak ditetapkan sebagai pengurus UPK. Untuk Ketua, adalah orang yang memperoleh suara terbanyak pertama, sedangkan untuk Sekretaris dan Bendahara dipilih berdasarkan kualifikasi yang sesuai dari 2 (dua) orang yang terpilih. Penetapan Pengurus UPK terpilih ini kemudian ditindaklanjuti dengan Surat Keputusan Kepala Desa/Kelurahan.
Sedangkan pengawas yang dari unsur tokoh masyarakat, pemilihannya dapat dilakukan bersamaan dengan pemilihan pengurus UPK maupun dilakukan secara tersendiri, yaitu setelah pemilihan pengurus UPK dan pada saat Musyawarah Desa, dengan kriteria tokoh masyarakat yang dikenal jujur, berwibawa, dan memiliki komitmen yang tinggi dalam pengembangan UPK.


D. LEGALITAS UPK


Untuk pertama kali didirikan, legalitas UPK adalah Peraturan Desa atau Surat Keputusan Bupati/Walikota untuk Kelurahan. Sedangkan pengurusnya ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Desa/Kelurahan.


Untuk memantapkan kelembagaan UPK, maka perlu diperkuat legalitasnya melalui Akte Notaris dan kelengkapan lainnya seperti NPWP, SIUP dan sebagainya. Pengurusan Akte Notaris dilakukan secara kolektif kolegial oleh: (i) Kepala Desa/Kelurahan atas nama jabatan, (ii) Ketua BPD atau LPMK atas nama jabatan, (iii) Ketua LKMD atas nama jabatan, (iv) Ketua UPK atas nama jabatan, dan (v) satu orang pengawas dari unsur Tokoh Masyarakat.


· AD dan ART

Keberadaan dan jati diri sebuah lembaga sesungguhnya tertuang pada Anggaran Dasar. Oleh sebab itu, sejak awal UPK sudah harus membahas Anggaran Dasar ini secara sungguh-sungguh. Pembahasan Anggaran Dasar UPK dilakukan oleh Pengawas (Kepala Desa, Ketua BPD dan Tokoh Masyarakat terpilih) serta seluruh Pengurus UPK. Pembahasan AD/ART UPK dapat menggunakan acuan contoh sebagaimana dalam lampiran.
Hal-hal penting yang perlu dimuat dalam Aanggaran Dasar UPK antara lain meliputi: (i) Bentuk Lembaga. Hal ini harus dikaitkan dengan pengembangan UPK sebagai Badan Usaha Milik Desa (BUMDes), (ii) Status Kepemilikan, (iii) Permodalan, (iv) Struktur Organisasi dan Pembagian Tugasnya, (v) Aturan Dasar Usaha UPK (Simpan Pinjam dan Usaha Sektor Riil), serta (vi) Pembagian SHU dan (vii) Ketentuan lain yang dianggap perlu. Anggaran Dasar UPK ini yang kemudian dibawa kepada Notaris untuk mendapatkan penetapan. Untuk memberikan penjelasan secara teknis Anggaran Dasar dimaksud perlu dilengkapi Anggaran Rumah Tangga.
· Kesekretariatan UPK

UPK harus memiliki ruang khusus untuk kegiatan operasionalnya. Oleh karena itu Pemerintahan Desa berkewajiban menyediakan ruangan khusus yang akan digunakan UPK untuk memberikan pelayanan usahanya kepada anggota. Apabila dimungkinkan, sekretariat UPK dapat menempati salah satu ruang di kantor balai desa/kelurahan. Namun apabila karena alasan tertentu seperti tidak ada ruangan yang representatif, kantor atau sekretariat UPK dapat menggunakan tempat lain yang dipandang lebih strategis.
Beberapa pertimbangan yang dapat digunakan untuk memilih tempat sekretariat UPK antara lain:
§ Berada di tengah-tengah masyarakat, atau tidak terlalu terpencil.
§ Memiliki ruangan dan sarana yang memadai, misalnya luas yang cukup, aman, ada sambungan PLN atau bahkan telepon.
§ Bisa dipinjam secara cuma-cuma untuk sementara waktu.
§ Apabila, di desa/kelurahan ada pasar, UPK dapat memilih lokasi yang berada di sekitar pasar.
· Sarana dan Prasarana UPK

Perlengkapan yang juga harus disediakan untuk sekretariat UPK di antaranya adalah: meja, kursi, rak, almari, mesin ketik/ komputer, kalkulator, ATK, Stempel UPK, Papan Nama UPK, Papan Informasi Kegiatan, Papan/Gambar Struktur Organisasi, Skema Tata Cara Pelayanan UPK dan Jadwal Pelayanan. Sarana dan prasarana ini harus tercatat dalam buku khusus, yaitu buku daftar inventaris UPK.
· Buku Administrasi dan Keuangan UPK
Sebagai sebuah lembaga yang menanganani masalah keuangan, UPK harus sejak awal mempersiapkan kelengkapan buku administrasi serta buku-buku untuk pencatatan transaksi keuangannya. UPK harus melakukan pencatatan administrasi dan keuangan secara tertib, kontinyu dan benar. Pengurus UPK harus mematuhi kaidah-kaidah dan prinsip dalam pembukuan, yaitu memenuhi unsur-unsur kronologis (berurutan sesuai dengan tanggal transaksi), sistematis (dapat dikelompokkan sesuai dengan posnya, seperti kelompok kekayaan, kelompok modal, kelompok hutang, kelompok pendapatan, kelompok biaya dan sebagainya), informatif (dapat dibaca dan dipahami secara umum dari kaca mata laporan keuangan) dan auditable (bisa dibuktikan dan dipertanggungjawabkan karena pencatatan yang dilakukan berdasarkan bukti-bukti transaksi). Buku-buku yang harus dipersiapkan tersebut adalah meliputi: buku administrasi lembaga dan buku administrasi keuangan.


Buku Administrasi Lembaga antara lain berupa:

§ Buku Daftar Anggota/Pokmas
§ Buku Notulen Rapat
§ Buku Tamu
§ Buku Inventaris, dan lain-lain.

Buku Administrasi Keuangan terdiri dari:

§ Buku 1: Mutasi Kas Harian
§ Buku 2: Rekapitulasi Kas Harian
§ Buku 3: Buku Kas Masuk
§ Buku 4: Buku Kas Keluar
§ Buku 5: Jurnal Memorial
§ Buku 6: Neraca Percobaan
§ Buku 7: Laporan Keuangan (Neraca, Laporan Laba Rugi dan Data Statistik).

Disamping itu, UPK juga harus melengkapi dengan:

§ Buku Register Pinjaman
§ Kartu Simpanan
§ Kartu Pinjaman
§ Buku Simpanan/Tabungan
§ Slip/Kwitansi Setoran & Penarikan.

Sumber: http://gerdutaskin.wordpress.com